Senin, 24 Desember 2012



Siklus Flowchart Pada Perusahaan Suku Cadang


Gambar 1
Flowchart Sistem Penjualan Kredit Suku Cadang pada
Astra Semarang



Gambar 1
Flowchart Sistem Penjualan Kredit Suku Cadang pada Astra Semarang (Lanjutan)



Gambar 1
Flowchart Sistem Penjualan Kredit Suku Cadang pada Astra Semarang (Lanjutan)


Gambar 1
Flowchart Sistem Penjualan Kredit Suku Cadang pada Astra Semarang (Lanjutan)


Gambar 1 dapat diuraikan sebagai berikut:
1) Administrasi Penjualan
         Alur dari sub sistem penjualan kredit suku cadang pada Astra Semarang dimulai
dari diterimanya order dari pelanggan oleh fungsi Administrasi Penjualan via telpon,
fax ataupun Salesman. Berdasarkan order tersebut, fungsi ini entry order ke
komputer dan diproses oleh SAP untuk mencetak FSC rangkap empat yang akan
diotorisasi ke fungsi AR Part Controller melalui persetujuan Administration and
Finance Head. FSC yang terotorisasi lembar satu dan dua diserahkan ke fungsi
Administrasi Cabang, lembar tiga ke fungsi Gudang dan lembar empat ke fungsi
Accounting.
2) Part Inventory
        Fungsi ini sebagai pemegang kendali file persediaan. File induk persediaan suku
cadang tersimpan di memori komputer fungsi ini. Entry order dari fungsi
Administrasi Penjualan on line ke komputer fungsi ini dan secara otomatis data
persediaan terupdate di file persediaan.
3) AR Part Controller
        Entry order dari fungsi Administrasi Penjualan on line ke komputer AR Part
Controller, sehingga data penjualan terupdate di file induk pelanggan berupa file
sejarah, filling number dan ASPD. Print out proses pemutakhiran data berupa DCR
yang diserahkan ke fungsi Salesman.
4) Administrasi Cabang
        Fungsi ini menerima FSC terotorisasi lembar satu dan dua dari fungsi
Administrasi Penjualan untuk diregister ke buku register penjualan yang nantinya
akan diserahkan ke masing-masing Salesman sesuai area pemasaran pelanggan yang
terkait. Setelah itu, FSC lembar satu tersebut diarsip sementara yang nantinya akan
dikirim ke pelanggan setelah faktur terlunasi disertai dengan Surat Pengantar.
Sedangkan FSC lembar dua diarsip permanen sesuai nomor faktur.
5) Fungsi Gudang
        Fungsi ini menerima FSC lembar tiga dari fungsi Administrasi Penjualan.
Berdasarkan FSC tersebut, fungsi ini entry data ke komputer dan diproses oleh SAP.
Proses SAP dari fungsi Administrasi Penjualan on line ke komputer fungsi Gudang,
sehingga entry order dan entry data mengupdate data di file induk gudang, yaitu file
gudang. Entry data dari fungsi ini menghasilkan Packing List rangkap tiga dan Surat
Jalan rangkap empat. FSC lembar tiga, Packing List lembar satu dan dua, Surat Jalan
lembar dua dan empat diserahkan ke fungsi Ekspedisi bersama barang. Surat Jalan
lembar tiga diserahkan fungsi Security, Surat Jalan lembar satu dan Packing List
lembar tiga diarsip permanen sesuai tanggal.
6) Ekspedisi
        Fungsi ini menerima FSC terotorisasi lembar tiga, Packing List lembar satu dan
dua, Surat Jalan lembar dua dan empat dari fungsi Gudang. Berdasarkan dokumendokumen
tersebut, fungsi ini mengirim barang ke pelanggan dan memintakan
pengesahan Surat Jalan dari pelanggan sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
FSC lembar tiga, Packing List lembar satu dan Surat Jalan lembar empat diserahkan
pelanggan bersama barang. Sedangkan Packing List lembar dua dan Surat Jalan
lembar dua diarsip permanen sesuai tanggal.
7) Accounting
        Fungsi ini menerima FSC terotorisasi lembar empat dari fungsi Administrasi
Penjualan. Berdasarkan FSC tersebut, fungsi ini entry data ke komputer dan diproses
oleh SAP untuk menghasilkan jurnal penjualan part. Akhir dari dari alur sub sistem
penjualan kredit suku cadang pada Astra Semarang ada pada fungsi ini, yaitu setelah
FSC lembar empat tersebut diarsip permanen sesuai nomor.
8) Salesman
        Fungsi ini menerima DCR dari fungsi AR Part Controller. DCR dikonfirmasikan
ke pelanggan sembari melakukan penagihan piutang.
Suku Cadang pada ASTRA Semarang
Unsur pengendalian intern untuk sistem akuntansi penjualan kredit suku
cadang pada Astra Semarang adalah sebagai barikut:
1) Fungsi penjualan terpisah dari fungsi kredit. Fungsi penjualan dipegang oleh
bagian order suku cadang di bawah Part Departement Head dan fungsi kredit
dipegang oleh AR Part Controller di bawah Administration and Finance
Departement Head.
2) Fungsi penjualan terpisah dari fungsi pengiriman. Fungsi pengiriman
dipegang oleh Bagian Ekspedisi di bawah Departemen Gudang.
3) Fungsi Ekspedisi terpisah dari fungsi Salesman.
4) Transaksi penjualan kredit suku cadang dilakukan oleh fungsi Administrasi
Penjualan, fungsi AR Part Controller, fungsi Ekspedisi, fungsi Salesman dan
fungsi Accounting.
1) Penerimaan order penjualan suku cadang dilakukan oleh fungsi Administrasi
Penjualan dengan komputerisasi hingga tercetak faktur Suku Cadang
(Indirect).
2) Persetujuan pemberian kredit dan otorisasi terbentuknya piutang dilakukan
oleh AR Part Controller dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur
suku cadang.
3) Penentuan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan
potongan penjualan ditentukan oleh kantor pusat.
4) Pencatatan piutang didasarkan pada faktur suku cadang yang telah tercetak.
5) Pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal umum dilakukan oleh fungsi
akuntansi berdasarkan tembusan Faktur Suku Cadang (Indirect), dan koreksi
Faktur Suku Cadang (Indirect).

1) Faktur Suku Cadang (Indirect) bernomor urut tercetak dan pemakaianya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
44
2) Surat Jalan dibuat terkomputerisasi dan pemakaianya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi Gudang.
3) Secara harian, AR Part Controller mencetak Laporan Tagihan Harian (Daily
Collection Report/DCR) untuk diberikan kepada Pelanggan untuk
kepentingan penagihan dan konfirmasi secara langsung.
4) Secara periodik diadakan rekonsiliasi Aging Schedule Part DetailS dengan
Akun induk pelanggan oleh AR Part Controller dan Accounting.
5) Secara periodik, AR Part Controller melakukan konfirmasi kepada pelanggan
via telpon atau facsimile untuk tagihan yang bermasalah.